دایرکت ادمین

آموزش پاسخ خودکار به ایمیل ها در دایرکت ادمین

آموزش امروز ما درباره ی نحوه ی پاسخ دهی خودکار به ایمیل ها در هاست دایرکت ادمین جدید هستش که شاید برای خیلیا سوال باشه چطوری می تونیم به ایمیل هایی که دریافت می کنیم به صورت خودکار پاسخ مناسبی رو ارسال کنیم؟ توی این آموزش ما به شما یاد میدیم که چطور به تمامی ایمیل های کاربران سایتمون در کمترین زمان ممکن پاسخگویی کنیم. 

در این مقاله ی آموزشی ما از هاست دایرکت ادمین جدید برای تهیه ی این مقاله استفاده می کنیم و بنابراین اگه کنترل پنل هاست شما قدیمی هستش ممکنه کمی تفاوت در منو ها یا ابزارها و تنظیماتشون ببینین. البته با توجه به اینکه نسخه ی اخیر دایرکت ادمین از لحاظ کارایی و ظاهر خیلی بهتر شده پیشنهاد میکنم حتما از شرکت هاستینگتون بخواین که آخرین نسخه از دایرکت ادمین رو در اختیارتون بزارن.

خب توی این مقاله ابتدا توضیحی درباره ی اینکه چرا به این آموزش نیاز داریم و کاربرد پاسخ خودکار به ایمیل ها در دایرکت ادمین چیه یه توضیحاتی میدم و بعد میریم سراغ نحوه ی انجام کار پس با من همراه باشین 🌷

پاسخگوی خودکار به ایمیل ها چه کاربردی داره؟

چرا باید به ایمیل ها پاسخ دهی خودکار کرد؟

یکی از کاربردی ترین ابزار های هاست استفاده از قابلیت پاسخ دهی خودکار به ایمیل ها در دایرکت ادمین هستش که به شما این امکان رو میده تا در کوتاه ترین زمان ممکن به تمامی ایمیل های دریافتی هاستتون پاسخ دهی کنین. این امکان زمانیکه تعداد ایمیل ها و حجم کاری بالا میره خیلی کاربردی هستش و بنابراین می تونه خیلی کمک کننده در کاهش فشار کاری هم باشه. علاوه بر این کاربران مخاطب سایت شما هم از اینکه در این زمان کم پاسخی دریافت کرده اند بسیار خوشحال و راضی خواهند بود.

شاید بارها شده باشه که به سایتی ایمیلی میزنین و بلافاصله یا چند دقیقه بعد پاسخی دریافت می کنین و این میتونه شمارو شگفت زده کنه که چطور با این سرعت بهتون پاسخ دادن. اگه کمی دقت کنین متوجه میشین که در عنوان ایمیل عبارت AutoResponse نوشته شده که نشون دهنده ی این هستش که این ایمیل به صورت خودکار فرستاده شده. البته برخی ایمیل ها حاوی متنی هم هستن که به صورت واضح به کاربر گفته شده این ایمیل یک پاسخ خودکار هستش و از پاسخگویی به آن خودداری کنین یا یه همچنین عباراتی که شاید زیاد بهش برخورده باشین.

بنابراین میتونیم بگیم که کاربرد Autoresponder در هاست این هستش که بدون نیاز به اینکه کسی به ایمیل ها پاسخ بده به صورت اتوماتیک یک متنی برای ایمیل های دریافت شده ارسال بشه.

نحوه ایجاد Autoresponder در هاست دایرکت ادمین

خب بریم سراغ اصل آموزش یعنی نحوه ی ایجاد یک Autoresponder توی کنترل پنل هاست دایرکت ادمین. برای انجام این کار کافیه که مراحل زیر رو انجام بدین:

ابتدا از طریق مقاله ی آموزشی زیر وارد هاستتون بشین

بعد از اینکه وارد هاست شدین، از منوی E-mail Manager زیر منوی Autoresponders رو انتخاب کنین.

فعال سازی آتورسپاندر ایمیل

توی این صفحه اگه برای اولین باره که وارد میشین، هیچ دیتایی مشاهده نمیکنین و صفحه خالی هست. برای شروع ساخت آتورسپاندر ایمیلتون روی دکمه ی آبی رنگ “Create Autoresponder” کلیک کنین.

بعد از این وارد صفحه ی Create Autoresponder شدین، یه سری اطلاعات باید وارد کنین که به صورت زیر میشه:

Responder Address: توی این فیلد باید ایمیلی که میخواین برای ایمیل های دریافتیش پاسخ خودکار ارسال بشه رو وارد کنین. دقت کنین که نیازی به وارد کردن علامت @ و پسوند اون نیست و فقط کافیه که عبارت قبل از @ رو وارد کنین. برای مثال اگه آدرس ایمیل مد نظر شما [email protected] باشه باید فقط Sale رو وارد کنین و نیازی به وارد کردن [email protected] نیست چراکه خودش از قبل جلوی این فیلد وارد شده.

Subject Prefix: اینجا عبارتی هست که قبل از عنوان تمام ایمیل هایی که به صورت خودکار ارسال میشن نوشته میشه. به صورت کلی عبارت Autoreply استفاده میشه و کاربران با دیدن این عبارت قبل از عنوان ایمیل متوجه میشن که این یک پاسخ خودکار هستش و نباید بهش جوابی بدن  و توصیه میکنم که بزارین همین بمونه.

👈 مقاله ی پیشنهادی: معرفی شرکت های برتر هاستینگ ایران در هاستینگو 👉

Content-Type: توی این قسمت که یه فهرست کشویی هم هست باید نوع محتوای پاسخ خودکار رو مشخص کنین، گزینه ی مناسب در صورتیکه از کد های html استفاده نمی کنین بهتره که روی حالت text/plain بزارین بمونه.

Reply Frequency: در این قسمت می تونین تنظیم کنین که در چه بازه زمانی به یک ایمیل مشابه پاسخ خودکار ارسال بشه.

Responder Message: این قسمت محل وارد کردن محتویات ایمیلی هست که میخواین به صورت خودکار برای ایمیل های دریافتی ارسال بشه.

Send a CC to: اگه بخواین یه نسخه از ایمیلی که به صورت خودکار برای ایمیل های دریافتی ارسال میشه برای یه ایمیل مشخص هم ارسال بشه می تونین اینجا واردش کنین. این آیتم برای برسی صحت کارکرد پاسخ دهی خودکار کاربرد داره.

در نهایت بعد از تکمیل تمام موارد فوق با کلیک روی دکمه ی Save می تونین پاسخ خودکار ایمیل مورد نظرتون رو ذخیره کنین.

نحوه ادیت Autoresponder در دایرکت ادمین

اگه نیاز داشتین آتورسپاندر ی که توی هاست ایجاد کردین رو ادیت کنین و تغییراتی توی تنظیمات یا متن ایمیل ارسالی ایجاد کنین به راحتی می تونین اونو ادیت کنین. مراحل زیر رو انجام بدین:

از منوی E-mail Manager زیر منوی Autoresponders رو انتخاب کنین تا وارد صفحه ی مربوطه اش بشین.

توی این صفحه تمامی پاسخ خودکار های ساخته شده رو می تونین ببینین. برای ویرایش هر کدوم کافیه روی دکمه Modify که روبروی اون قرار داده شده کلیک کنین.

با کلیک روی Modify وارد صفحه ی Modify Autoresponder میشین که اینجا می تونین تمام تنظیمات و متن ایمیل رو تغییر بدین.

بعد از اینکه تغییرات مد نظرتون رو وارد کردین روی Save کلیک کنین تا اعمال بشن.

نحوه حذف Autoresponder در دایرکت ادمین

حالا اگه بخواین که آتورسپاندر ایمیل هاتون رو حذف کنین چطور باید این کارو کرد؟ خیلی ساده هستش و کافیه چند مرحله ی زیرو انجام بدین:

از منوی E-mail Manager زیر منوی Autoresponders رو انتخاب کنین. زمانی که وارد این صفحه میشین لیستی از پاسخ دهنده های خودکاری که ساخته بودین رو می تونین ببینین.

برای اینکه بتونین حذف کنین، باید چک باکس کنار هر کدوم از مواردی که میخواین حذف کنین رو فعال کنین.

با فعال کردن چک باکس کنار آیتم ها، منوی کوچیکی بالای همین بخش ظاهر میشه که با کلیک روی دکمه ی Delete می تونین آیتم یا آیتم های انتخاب شده رو به صورت کامل حذف کنین.

بعد از کلیک روی Delete یه کادر کوچیک باز میشه که ازتون سوال میکنه اطمینان دارین که این آتورسپاندر حذف بشه؟ و شما با انتخاب دکمه ی Delete می تونین عملیات حذف کردن رو تایید و به اتمام برسونین.

 

حرف آخر و جمع بندی

خب رسیدیم به انتهای یکی دیگه از مقاله های آموزشی هاستینگو و امیدوارم که این مقاله برای شما کاربردی بوده باشه و تونسته باشین ازش استفاده کنین. به صورت کلی یاد گرفتیم که می تونیم بدون اینکه نیاز باشه خودمون به تمام ایمیل های هاستمون جواب بدیم با قابلیت Autoresponder  دایرکت ادمین این کارو به صورت خودکار انجام بدیم. این قابلیت برای مواردی خوبه که شما میخواین یه پاسخ مشخص و از قبل تعیین شده ای به ایمیل مشخصی از هاستتون که براش ایمیل ارسال میشه، پاسخ داده بشه. این پاسخ ها خودکار هست و بعد نیاز داره شما پیگیری های بعدی برای ایمیل هاتون رو انجام بدین ولی در مواقعی که پاسخ خودکارتون مشتری رو به قسمت دیگه ای ارجاع میده دیگه نیازی به پیگیری نداره.

اگه سوالی در خصوص این آموزش یا روش انجامش دارین حتما زیر همین پست کامنت کنین تا در اولین فرصت راهنماییتون کنم یا نظراتتون رو درباره آموزش هامون رو برامون بزارین 😊⭐🌷

عفت یوسفی

سلام. عفت یوسفی هستم، علاقمند و متخصص در حوزه هاستینگ و حدود 10 سالی میشه مدیر و طراح وب سایت های شخصی و تجاری کوچیک و بزرگی هستم. من بهتون کمک میکنم در حوزه هاستینگ و میزبانی وب حرفه ای تر بشین و همراه شما هستم تا باهم به رشد کسب و کار آنلاینتون کمک کنیم. مطالبی رو که توی سایت پیدا نمی کنین برام ایمیل کنین تا آماده و منتشر کنم 💜✅

نوشته های مشابه

عضویت
اطلاع رسانی ها
guest
0 نظرات
بازخوردهای درون خطی
مشاهده تمام نظرات
دکمه بازگشت به بالا
0
منتظر ثبت نظرتون هستم ، لطفاً نظر دهید.x
()
x
بستن
بستن